12 марта 2013      209      0

Инструменты для GTD

Как я писал в прошлой статье, посвящённой GTD, больше всего мне нравится гибкость этой системы. Я не являюсь фанатом каких то особых торговых марок, программ, или браузеров. Я пользуюсь продуктами, которые мне подходят по функционалу, удобны в обращении, просты в освоении и просто нравятся. А тем, что мне нравится, я готов делиться. 🙂

Прежде, чем перейти к описанию сервисов, которыми я пользуюсь в контексте GTD, стоит упомянуть о “железе”. Потому что без компьютера и телефона я вряд ли смог ощутить все прелести виртуальной организации жизни. 50 бумажных папок и пластиковая корзина, как у Дэвида Аллена — этот путь не для меня! А вот ноутбук и телефон — самое то!

Итак, компьютер, а точнее ноутбук. На рабочем столе   у меня стоит трёхгодовалый ноутбук Asus 14” с 4Гб оперативки и с Гиговой видеокартой. Такой конфигурации вполне хватает для основных операций, в том числе и для работы в фотошопе. Ноутбук подключён к отдельному монитору 23”, клавиатуре и колонкам. Таким образом удаётся совмещать и мобильность, и большой экран. Когда нужно, ноутбук — в сумку, и с собой. Телефон у меня — обычный коммуникатор на базе Android, Samsung Galaxy S2.
Здравствуйте, дорогие друзья.на канате
Ну а теперь — к сервисам.

Напомню, что GTD стоит на трёх китах-принципах:

  1. Если для выполнения действия необходимо не более двух минут, его следует начать выполнять немедленно.
  2. Всегда задавать вопрос: “Каков следующий шаг, или следующее действие”?
  3. Всю входящую информацию помещать в папку INBOX (входящие), таким образом очищая “оперативную память” мозга.

Для реализации GTD в жизни я пользуюсь тремя инструментами: программа Doitim (правильно с точкой —  Doit.im), блокнот Evernote и Google-calendar.

За конкретные действия и задачи отвечает связка Doitim + Google-calendar, это «органайзер». За сбор и хранение справочной информации несёт ответственность Evernote, это «книжный шкаф» или библиотека.

Поэтому папок INBOX  две: в Doitim в эту папку помещаются все действия, которые необходимо осуществить; в Evernote – понравившиеся статьи, мои мысли, идеи, справочная информация для осуществления проектов, в общем вся “теория”. Естественно, что эти сервисы синхронизированы на ноутбуке и на коммуникаторе. То есть, если где-то в дороге у меня возникла идея, я её моментально записываю в блокнот на телефоне, и она тут же отправляется “в облако”.

Doitim

По моему это идеальная программа для работы в стиле классической системы GTD (доведения дел до завершения). Устроена по принципу, описываемому Дэвидом Алленом в книге “Как привести дела в порядок”. Только вместо физической корзины и бумажных папок – виртуальные папки. У программы есть бесплатная версия, есть платная – 20$ в год. Я пользуюсь платной, она позволяет иметь десктопную версию (удобно, если интернета нет, а нужно поработать), он-лайн версию, а также приложение для Android и iOS. Он-лайн версия синхронизируется с Гугл-календарём, мне почему-то он показался удобней, чем “родной” от Doitim. О связке с календарём чуть ниже.

окно Doitim

Итак, для успешной организации своей жизни  понадобятся следующие категории GTD:

INBOX — папка входящие – помещаются все дела, которые когда-либо нужно осуществить. Если, например, после телефонного разговора, у меня появляется новое дело, я сразу же заношу его в папку INBOX в телефоне или ноутбуке. На ноутбуке сочетание клавиш Ctrl+Alt+N моментально выводит на экран окно, куда можно записать возникшую задачу. После автоматической синхронизации оно тут же появляется в списке Today на телефоне. Это одно из отличий платной версии, в бесплатной синхронизация раз в сутки. C папкой Inbox рекомендуется работать не реже одного раза в неделю. Можно и чаще, если поступающих дел слишком много.

Проекты – задачи, для реализации которых, потребуется не менее двух действий. Пример одного из моих проектов – проведение собрания с директорами структуры. Действия, необходимые для того, чтобы считать проект завершённым:

  • подготовка раздаточных материалов,
  • подготовка выступления по теме (сбор информации + подготовка),
  • приглашение людей на мероприятие,
  • контроль, все ли получили приглашение,
  • покупка “конфет” и чая,
  • ну и наконец само проведение мероприятия.

Это всего лишь пример, проекты могут быть более сложными, требующие больше задач, и подзадач разного уровня вложенности. Здесь важно понять, что осуществление проекта сводится к сосредоточению над конкретным действием в данный момент времени и если все прописанные действия сделаны, проект можно считать закрытым. Но если какое то действие не будет завершено, проект либо вообще не будет завершен, либо завершён, но с недочётами.

Примеры нескольких моих проектов:

Как видите, масштабы проектов разные, разное количество задач, разное количество времени для реализации. Но принцип един — концентрация на задачах, которые нужно решить для осуществления проекта.

Сколько всего должно быть проектов? У всех по-разному. Думаю у среднестатистического сетевика или предпринимателя их наберётся не менее пятидесяти.

У меня нет разделения между бизнес-проектами и жизненными проектами. Когда концентрируешься над конкретной задачей такое деление ни к чему. Жизнь целостна, и порой решение бытовых задач, бывает куда важней “рабочих”.

Today – список дел на сегодня. Здесь всё просто: все дела, которые необходимо сделать сегодня, отражаются в этом списке. Есть дела, привязанные строго ко времени, и они дублируются (автоматически синхронизируются) в Гугл-календаре, с предварительным оповещением, по емейл. Чтоб на всякий случай не забыть. Например, я работаю дома, а в 17-40 встреча с потенциальным партнёром. Выехать нужно заранее, в 17-10. То есть в 17-00 я должен получить звуковое оповещение, что пора собираться и выезжать. У меня был случай, когда я заработался дома и забыл, что надо ехать в школу, сына после уроков забирать. В результате опоздал. Сейчас у меня всё записано! И я точно знаю, что в нужное время я получу сигнал: “Пора”! Я спокоен и могу лучше сконцентрироваться над решением задач.

В календарь заносятся только события, строго привязанные ко времени. Если событие не привязано к конкретному времени, оно просто находится в папке “Сегодня” и его нет в календаре. Выбирать из списка  дело, «которое я буду делать сейчас» опять же приходится руководствуясь принципом важности и возможностью его сделать за две минуты. Моя воля, какое дело первым вытащить на “разделочный стол”, а какое оставить «на десерт». «Лягушек» лучше на десерт не оставлять, аппетит испортят. 🙂

Если дело по какой-то причине не выполнено, оно автоматически переходит в Today следующего дня. И так далее, пока вы его не завершите или не удалите за ненадобностью.

На смартфоне один экран у меня полностью посвящен Doitim . Стоит специальный виджет, выводящий список Today. Таким образом есть возможность всегда перед глазами держать список дел, которые необходимо сделать в ближайшее время, а также  записывать новые задачи. Список отображен не в порядке приоритетности и важности, просто список.

список Тудэй

Tomorrow – здесь всё понятно, завтра оно и в Африке завтра. 🙂

Next – список следующих дел. Это уже “не сегодня”, но ещё не “когда-нибудь”.

Someday — список “когда-нибудь”. Дела, которые возможно когда-нибудь вы будете осуществлять, а возможно и нет. Этот список без дат и обязательств. Сюда я заношу дела из раздела “хотелось бы”. То есть если эти дела не свершатся ничего страшного не произойдёт. С другой стороны, кое какие из дел этой категории, могут через несколько лет стать очень актуальными. Но тогда они уже будут перемещены в папку “следующие” или “завтра”.

Shedule — календарь. Сюда заносятся дела, привязанные к конкретной дате и к конкретному времени. Календарь Doitim автоматически синхронизируется с Гугл-календарём.

Evernote

Как я уже писал выше, Evernote служит «кладовой» для справочной информации. Вся входящая информация попадает в папку Inbox. Далее она обрабатывается, получает необходимые теги и помещается в соответствующую папку. “Разбором завалов” я как правило занимаюсь один раз в неделю или два, если информации накопилось много. Бывает такое время, когда прям как волной захлёстывает. Папок у меня пока не много, тегов тоже. И процесс организации идёт постоянно, я что-то перекраиваю, переименовываю, убираю, добавляю, в общем делаю под себя. Чтоб сервис не просто был, потому что так надо, а чтоб он работал и приносил конкретный эффект.

Я за разумность! Если мне что-то не подходит или не нравится, я расстаюсь с ним легко! И если когда-нибудь GTD перестанет решать свои задачи, или трансформируется во что-то новое (в идеале так и должно быть), я расстанусь с ней легко.

Смысл системы в том, чтобы максимально подстроить её под себя. И чтобы она работала на тебя, а не ты на неё!

Теперь ещё пару примеров из практики.

Случайно в интернете наткнулся на фильм “Слова”. Захотелось посмотреть. Горячие клавиши Ctrl+Alt+N, пишу название фильма с тегом (&Teg) “Кино” , дальше Enter, и всё…

Окно Доитим

Я уже точно не забуду название, не забуду, что хотел посмотреть этот фильм. И в то же время мне в голове не нужно эту информацию держать, она в надёжном месте. Затем перемещение из Инбокса в соответствующую папку с названиями фильмов, которые надо раздобыть и посмотреть. Если срочно то Tomorrow или Next, если не сильно срочно, или фильм на диске еще не опубликован, то Someday. Но в основном это всегда Next. Далее получение, просмотр фильма и “закрытие дела”. С книгами то же самое. Есть целый список литературы, который мне надо освоить: приобрести и прочитать.

Или еще…

Читаю интересную статью, нравится ход мыслей и метод изложения идеи. Нажимаю иконку с «зеленым слоном» в браузере (приложение Evernote для браузера) вписываю в окошко теги, и отправляю в «кладовую», где хранится вся полезная информация. Когда-нибудь наступит момент, и я захочу эту статью перечитать. А она тут как тут. И в отличие от сохранения в закладках, я не опасаюсь, что сайт перестанет существовать и доступа к статье не будет. Она у меня в блокноте!

веб клипер Evernote

Может это и мелочи, но все крупные проекты состоят из таких мелочей, из мелких повседневных задач, которые нужно решать и доводить до финала. И важно, решать легко и спокойно!

На первый взгляд система, которую я описал выглядит громоздкой и неудобной. Возможно…. Но это только на первый взгляд! Вся сложность в первичной настройке. Потребуется день или два, чтобы все свои дела занести в Inbox. Потом уже легче, потом всю жизнь пополнять и разгребать! 🙂

Может быть, если у человека не более трёх-пяти задач в день, методикой GTD и нецелесообразно пользоваться. Но если задач много, такая система просто незаменима. Конечно нужно время, чтобы её изучить, настроить, отработать. Однако это время окупается сторицей.

Я хочу ещё раз подчеркнуть, принцип GTD не в том, чтобы делать дело во что бы то ни стало, и испытывать стресс, а в том, чтобы жить с удовольствием. И с удовольствием решать задачи! Система гибкая, в ней можно многое менять и подстраивать под себя.

Многие почему то считают, что она не для практиков. Лично мне она понравилась именно потому, что на практике у меня появились конкретные результаты. Ежедневная концентрация на текущих задачах позволяет решать их гораздо эффективнее.

Это ведь ещё и хороший инструмент для того, чтобы научиться “Быть Здесь и Сейчас”.

Да, вот ещё что…

Будет совсем неправильно, если не упомянуть такой важный инструмент, как Gmail. Сегодня этот сервис вышел далеко за рамки просто электронной почты и по праву занимает одно из почётных мест в организации моей деятельности. О том, какие настройки необходимо сделать в Gmail, как работать с группами и контактами, как повысить свою эффективность в работе с почтой, я расскажу в одной из следующих статей.

А пока, удачи вам!

Александр Семенов

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Популярное
Пишу про:
Социальные сети
Фейсбук

Сертифицировано Faberlic

© 2017 Фаберлик-информ · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено
Дизайн и поддержка: GoodwinPress.ru